Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Haelyos ® est responsable des traitements réalisés sur la plateforme de suivi projet. Contact : contact@haelyos.fr.

Délégué à la protection des données (DPO)

Haelyos ® a désigné un Délégué à la protection des données (DPO). Toute question relative à vos données personnelles, à l'exercice de vos droits ou à un éventuel incident peut être adressée directement au DPO par e-mail à l'adresse dpo@haelyos.fr ou par courrier postal au siège de Haelyos ® (contact : contact@haelyos.fr).

Données collectées

Données de compte (nom, fonction, adresse e-mail, rôle), données de projet (clients, étapes, activités, demandes, décisions), pièces justificatives déposées, validations et signatures, ainsi que des journaux techniques (connexions, horodatages, actions). Seules les données strictement nécessaires à la réalisation des finalités décrites ci-dessous sont collectées (principe de minimisation).

Finalités

Exécution des prestations, suivi et traçabilité des projets, validations contractuelles, communication avec les interlocuteurs, sécurité de la plateforme et respect des obligations légales. Les données ne sont pas utilisées pour du profilage publicitaire ni pour une finalité incompatible avec celles décrites ici.

Base légale

Exécution du contrat conclu avec le client (art. 6.1.b RGPD), intérêt légitime de Haelyos ® à assurer la traçabilité et la sécurité de la plateforme (art. 6.1.f RGPD), et respect d'obligations légales et comptables (art. 6.1.c RGPD). L'enregistrement audio ou vidéo, lorsqu'il a lieu, repose sur votre consentement préalable (art. 6.1.a RGPD).

Destinataires et cloisonnement

Les données d'un client ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées de ce client et aux membres de l'équipe Haelyos ® affectés au projet. Les notes internes, coûts et échanges internes ne sont jamais visibles par un client. Aucune donnée n'est cédée ou vendue à des tiers à des fins commerciales.

Sous-traitants et transferts

Certains traitements peuvent être confiés à des sous-traitants (hébergeur, prestataires techniques) intervenant pour le compte de Haelyos ®, uniquement sur instructions écrites et dans le cadre de contrats de sous-traitance conformes à l'art. 28 RGPD. En cas de transfert de données hors de l'Espace économique européen, des garanties appropriées (clauses contractuelles types, décisions d'adéquation) sont mises en œuvre.

Hébergement

Les données sont hébergées par Netione ®. Les fichiers sont stockés dans des espaces privés, accessibles uniquement via des liens temporaires signés.

Durée de conservation

Les éléments de traçabilité (validations, rapports, décisions, journaux d'audit) sont conservés pendant la durée du projet puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations contractuelles et légales. À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

Sécurité

Authentification par compte nominatif créé par un administrateur, contrôle d'accès par rôle, cloisonnement strict entre clients, stockage privé, empreintes SHA-256 des fichiers et journal d'audit non modifiable. Des mesures techniques et organisationnelles sont appliquées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou altération.

Enregistrements audio et vidéo

Aucun enregistrement n'est automatique. Il nécessite une action volontaire et la confirmation de l'information des participants. Ces médias restent strictement privés.

Vos droits (RGPD)

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées ainsi qu'une copie des données traitées.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : obtenir la suppression de vos données, dans les limites imposées par la conservation des preuves contractuelles et les obligations légales.
• Droit à la limitation : demander la suspension du traitement dans certaines situations.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime de Haelyos ®, sauf motif légitime impérieux.
• Retrait du consentement : retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits s'exercent à tout moment auprès du DPO (dpo@haelyos.fr) ou de contact@haelyos.fr, en justifiant de votre identité. Votre demande est traitée dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois en cas de complexité. En cas de contestation, vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr).

Notification des violations de données

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, Haelyos ® notifiera l'incident à la CNIL dans les meilleurs délais et, si le risque est élevé, vous en informera directement, conformément aux articles 33 et 34 RGPD.

Cookies

Seuls des cookies et stockages techniques strictement nécessaires au fonctionnement de la session et à la sécurité sont utilisés. Aucun traçage publicitaire n'est mis en place.

Mise à jour de la politique

La présente politique peut être actualisée pour refléter l'évolution de nos traitements ou les exigences réglementaires. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page et les utilisateurs en sont informés en cas de modification substantielle.